Monitoring kontrahentów — sprawdzenie raz to za mało.

Co mówi ustawa

Bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta jest jednym ze środków bezpieczeństwa finansowego (art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy AML) i obejmuje:

• analizę transakcji przeprowadzanych w ramach relacji — czy są zgodne z wiedzą instytucji o kliencie, rodzaju i zakresie jego działalności oraz profilu ryzyka,
• badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych, gdy wymaga tego ryzyko,
• zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane i informacje o kliencie są na bieżąco aktualizowane.

Intensywność monitorowania zależy od poziomu ryzyka klienta (art. 33 ust. 4); przy kliencie będącym PEP monitorowanie jest wzmożone (art. 46 ust. 2 pkt 3). Wyniki analiz przechowuje się przez 5 lat (art. 49). Ustawa nie podaje terminów w dniach — częstotliwość ustala instytucja w swojej procedurze i musi umieć ją uzasadnić. Monitoring ma dwie strony: obserwację transakcji, którą prowadzisz na własnych danych, i obserwację samego klienta — jego rejestrów, właścicieli i statusu — do której potrzebujesz źródeł zewnętrznych. Ta strona dotyczy drugiej. Tekst ustawy: isap.sejm.gov.pl.

Częstotliwość według poziomu ryzyka

To przykładowy schemat, nie norma ustawowa — wpisz własne terminy do procedury i trzymaj się ich. Kontrola sprawdza, czy robisz to, co sam zadeklarowałeś.

Jak prowadzić monitoring krok po kroku

1. Lista klientów z poziomem ryzyka i datą ostatniego przeglądu. Arkusz albo moduł w systemie — ważne, żeby termin kolejnego przeglądu wynikał z poziomu.
2. Przegląd w terminie. Ponowne sprawdzenie rejestrów, CRBR, list sankcyjnych, statusu VAT i sprawozdań. Porównaj z poprzednim stanem.
3. Zapis wyniku. Także „brak zmian” — z datą, źródłem i podpisem. Brak wpisu to brak monitoringu.
4. Reakcja na zmianę. Nowy wspólnik, trafienie sankcyjne, upadłość — aktualizacja oceny ryzyka, w razie potrzeby zmiana poziomu środków, a przy podejrzeniu — zawiadomienie GIIF.

Od czego zacząć, gdy klientów są setki

Nie wszyscy naraz. Zacznij od klientów z wzmożonymi środkami i tych, u których ostatnie sprawdzenie jest starsze niż rok — to one najczęściej padają w pytaniach kontroli. Potem klienci z branż podwyższonego ryzyka i ze złożoną strukturą właścicielską. Klienci aktywni, z regularnymi transakcjami, mają pierwszeństwo przed uśpionymi; relacje faktycznie zakończone zamknij formalnie, żeby nie podlegały już monitoringowi, a zaczął biec okres przechowywania. Zapisz w procedurze, w jakiej kolejności i w jakim tempie nadrabiasz zaległości — plan z datami jest lepszym argumentem przy kontroli niż brak planu.

Jak pomaga raport

Zamów raport AMLA ponownie dla tego samego NIP — nowy raport pokazuje aktualny stan wszystkich 18 źródeł na dzień sprawdzenia, z datą pobrania i stemplem czasu. Porównanie dwóch raportów — poprzedniego i bieżącego — daje odpowiedź „co się zmieniło” w zarządzie, wspólnikach, CRBR, KRZ, na listach i w finansach. Raport bez zmian jest dowodem ciągłości monitoringu; raport ze zmianą — podstawą do aktualizacji oceny. Pakiety 20 i 100 raportów bez terminu ważności są liczone właśnie pod cykliczne przeglądy — zobacz pakiety.

Abonament z listą obserwowanych firm i alertami e-mail o zmianach w KRS, KRZ i na listach sankcyjnych jest w planach; na dziś monitoring prowadzisz, zamawiając raport w terminie z procedury. Zobacz też: sankcje i PEP, dokumentacja 5 lat, KRZ.

Stan prawny: październik 2026. Materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej.