Instytucje obowiązane — czy Twoja firma jest na liście?

Pełna lista instytucji obowiązanych (art. 2 ust. 1)

Tabela podaje punkt ustawy, kategorię, próg lub istotne wyłączenie oraz stronę z omówieniem dla danej branży. Treść punktów jest skrócona — pełne brzmienie w tekście jednolitym ustawy.

Próg 10 000 euro przelicza się według średniego kursu NBP z dnia transakcji. „Transakcje powiązane” oznaczają, że rozbicie jednej płatności na kilka mniejszych nie wyłącza obowiązku.

„Nieoczywiste” instytucje obowiązane

Większość pytań o status dotyczy firm, które nie uważają się za „finansowe”:

• Sklep, hurtownia, salon samochodowy, deweloper — stają się instytucją obowiązaną w zakresie, w jakim przyjmują lub dokonują płatności gotówką od 10 000 euro za towary (pkt 23). Nie chodzi o obroty rocznie, lecz o pojedynczą płatność lub kilka powiązanych. Jeśli firma w ogóle nie przyjmuje takiej gotówki, nie podlega ustawie AML — ale podlega ustawie sankcyjnej.
• Jubiler, galeria, antykwariat, dom aukcyjny — pkt 24a obejmuje handel i pośrednictwo w handlu dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami bez progu, a przechowywanie w wolnych portach — od 10 000 euro.
• Pośrednik w najmie — pkt 18 wyłącza tylko pośrednictwo w najmie, gdy miesięczny czynsz jest niższy niż równowartość 10 000 euro. Pośrednictwo w sprzedaży — zawsze.
• Operatorzy pocztowi (pkt 19) — w praktyce chodzi o przekazy pieniężne.
• Fundacje i stowarzyszenia — tylko gdy przyjmują lub przekazują gotówkę od 10 000 euro.
• Biuro rachunkowe prowadzące wyłącznie KPiR — pkt 15a obejmuje też ewidencje i deklaracje podatkowe, nie tylko księgi rachunkowe. Jednoosobowe biuro jest instytucją obowiązaną tak samo jak spółka z 50 pracownikami.

Co to oznacza w praktyce: siedem obowiązków

Status instytucji obowiązanej nie ma „wersji light”. Od pierwszego dnia działalności z katalogu obowiązują:

1. ocena ryzyka instytucji (art. 27) — pisemna, aktualizowana co 2 lata,
2. procedura wewnętrzna (art. 50),
3. środki bezpieczeństwa finansowego wobec klientów (art. 33–37): identyfikacja, weryfikacja, beneficjent rzeczywisty, PEP, sankcje, monitoring,
4. wyznaczenie osób odpowiedzialnych (art. 6–8),
5. szkolenia (art. 52),
6. dokumentacja przechowywana 5 lat (art. 49),
7. raportowanie do GIIF i zgłaszanie rozbieżności w CRBR (art. 72–74, 86, 61a).

Omówienie każdego obowiązku: Ustawa AML — siedem obowiązków. Praktyczne instrukcje: należyta staranność, ocena ryzyka klienta, monitoring kontrahentów.

Jak sprawdzić, czy podlegasz: pięć pytań

1. Czy Twoja działalność jest w tabeli wyżej? Decyduje faktycznie wykonywana działalność, nie PKD w CEIDG czy KRS — choć organ kontroli zaczyna od PKD.
2. Czy wykonujesz ją zawodowo i za wynagrodzeniem? Jednorazowa pomoc znajomemu w rozliczeniu to nie „usługi księgowe”; stała obsługa klientów — tak.
3. Czy przyjmujesz gotówkę od 10 000 euro za towary? Jeśli tak — jesteś instytucją obowiązaną w tym zakresie, niezależnie od branży.
4. Czy mieścisz się w wyłączeniu? Najem poniżej 10 000 euro, agent jednego zakładu ubezpieczeń bez inkasa, obrona w postępowaniu — to przykłady wyłączeń wpisanych w ustawę.
5. Czy podlegasz innemu nadzorowi? Kantor — Prezes NBP, instytucja płatnicza — KNF, notariusz — prezes sądu apelacyjnego. To nie zmienia obowiązków, ale zmienia, kto Cię skontroluje i ukarze.

Jeśli na pytania 1–3 odpowiadasz „tak” i nie mieścisz się w wyłączeniu — jesteś instytucją obowiązaną. W razie wątpliwości warto zwrócić się o indywidualną opinię prawną; GIIF publikuje też komunikaty i stanowiska na gov.pl.

Zmiany w katalogu

• Od 2025 r. — pkt 27: podmioty obsługujące kredyty w rozumieniu ustawy z 20 grudnia 2024 r. (wdrożenie dyrektywy o podmiotach obsługujących kredyty).
• Projekt nowelizacji (druk sejmowy nr 3163, wrzesień 2026 r.) — rządowy projekt wdrażający dyrektywę AMLD6 przewiduje m.in. nowy system teleinformatyczny SIGIIF, do którego instytucja obowiązana musi uzyskać dostęp przed nawiązaniem pierwszej relacji z klientem, dostęp do CRBR na podstawie uzasadnionego interesu oraz doprecyzowanie pkt 15a dla usług księgowych. Projekt nie został jeszcze uchwalony — obowiązuje stan z tabeli wyżej.
• Od 10 lipca 2027 r. — katalog instytucji obowiązanych wyznaczy bezpośrednio art. 3 rozporządzenia AMLR (UE) 2024/1624: dojdą m.in. podmioty handlujące metalami i kamieniami szlachetnymi oraz towarami luksusowymi, dostawcy usług finansowania społecznościowego, operatorzy programów „obywatelstwo za inwestycje”, a od 2029 r. kluby i agenci piłkarscy. Szczegóły: AMLA i AMLR 2027.

Stan prawny: październik 2026. Materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej.