Teczka klienta — co w niej ma być i jak długo ją trzymać.

Co mówi ustawa

Instytucja obowiązana przechowuje przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub przeprowadzono transakcję okazjonalną:

• kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
• dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji,
• wyniki analiz przeprowadzonych w ramach bieżącego monitorowania (art. 49 ust. 1–2 ustawy AML).

Przed upływem tego okresu Generalny Inspektor Informacji Finansowej może zażądać przechowywania dokumentacji przez kolejny okres nie dłuższy niż 5 lat, jeśli jest to konieczne dla przeciwdziałania praniu pieniędzy (art. 49 ust. 3). Po upływie okresu dane osobowe usuwa się.

Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby AML odbywa się na podstawie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a nie zgody klienta — dlatego klient nie może skutecznie żądać usunięcia danych, dopóki trwa obowiązek przechowywania. Polityka ochrony danych instytucji powinna to opisywać, a klauzula informacyjna dla klienta — wskazywać cel, podstawę i okres przechowywania.

Ustawa nie mówi, jak teczka ma wyglądać; mówi, co ma się z niej dać odtworzyć: jakie dane zebrano, jak je zweryfikowano, jakie ryzyko ustalono, kto i kiedy podjął decyzję, co działo się w trakcie relacji. Kontrola GIIF lub organu nadzoru czyta teczkę od końca — od decyzji do dowodów, na których ją oparto. Tekst ustawy: isap.sejm.gov.pl.

Zawartość teczki klienta

1. Dane identyfikacyjne — klient, osoba reprezentująca, beneficjent rzeczywisty; w zakresie z art. 36.
2. Kopie dokumentów — odpis z KRS lub CEIDG, dokument tożsamości reprezentanta, pełnomocnictwo; każda kopia z datą pozyskania.
3. Oświadczenia — o statusie PEP (z klauzulą o odpowiedzialności karnej) i o beneficjencie rzeczywistym.
4. Wyniki sprawdzeń — rejestry, CRBR, listy sankcyjne; z datą, źródłem, wersją listy i wynikiem, także negatywnym.
5. Ocena ryzyka — czynniki, poziom, uzasadnienie, data, termin przeglądu.
6. Decyzja i podpis — kto zdecydował o nawiązaniu relacji, na jakim poziomie środków; przy PEP zgoda kierownictwa.
7. Zapisy monitoringu — kolejne sprawdzenia, analizy transakcji, aktualizacje danych; także wpis „brak zmian” z datą.

Jak zorganizować teczkę w praktyce

Jedna teczka na klienta — papierowa albo folder w systemie — z indeksem na pierwszej stronie: lista dokumentów, data pozyskania, kto dołączył. Pliki nazywaj tak, żeby data i źródło były widoczne bez otwierania, na przykład „2026-03-14KRSodpis.pdf” albo „2026-03-14raport-AMLAidentyfikator.pdf”. Dokumenty, które mają dowodzić stanu na dany dzień, przechowuj w formie tylko do odczytu; zmiany odnotowuj nowym dokumentem, nie nadpisaniem starego.

Ustal, kto ma dostęp do teczek i kto może do nich dodawać — kontrola pyta o to przy ocenie procedury wewnętrznej (art. 50). Przy zakończeniu relacji wpisz datę zakończenia i wylicz termin usunięcia; od tego dnia liczy się pięć lat. Jeśli prowadzisz ewidencję transakcji ponadprogowych albo zawiadomień do GIIF, trzymaj ją osobno od teczek klientów, ale z odsyłaczem do nich.

Jak pomaga raport

Raport AMLA jest zaprojektowany jako element teczki: PDF ma identyfikator i stempel czasu, a każde ustalenie — dane rejestrowe, beneficjenci, trafienia sankcyjne, finanse — podaje źródło i datę pobrania. Autentyczność dokumentu można potwierdzić na stronie weryfikacji po identyfikatorze; to odpowiedź na pytanie kontroli „skąd wiadomo, że ten dokument nie został zmieniony”. Raport pokrywa punkty 1, 2 (w części rejestrowej) i 4 z listy powyżej oraz dostarcza czynniki do punktu 5.

Punkty 3, 6 i 7 pozostają po Twojej stronie: oświadczenia klienta, decyzja z podpisem i zapisy monitoringu. Raport zamówiony ponownie po roku jest zapisem monitoringu — pokazuje stan na nowy dzień. PDF przychodzi na e-mail i jest dostępny online; archiwizuj go we własnym systemie, tak jak pozostałe dokumenty teczki. Zobacz też: należyta staranność, kontrola GIIF, monitoring kontrahentów.

Stan prawny: październik 2026. Materiał informacyjny, nie stanowi porady prawnej.